Polityka prywatności danych osobowych (RODO)

§1

Tożsamość administratora danych

1. Administratorem danych osobowych podawanych w trakcie korzystania z Serwisu prowadzonego pod adresem www.wielkidzien.pl oraz w związku ze świadczeniem usług jest Magdalena Raba, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą RABA Magdalena Raba, ul. Konstantego Bergiela 4/10, 80-180 Gdańsk, NIP: 5833557278, która prowadzi pracownię dekoracji „Wielki Dzień”, kontakt e-mail do Administratora danych: kontakt@wielkidzien.pl, telefon: +48 732 071 998.
2. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail kontakt@wielkidzien.pl.
3. Zasady korzystania z plików cookies i podobnych technologii opisuje Polityka cookies, dostępna pod adresem: www.wielkidzien.pl/polityka-cookies.
4. Niniejsza Polityka prywatności obejmuje zasady przetwarzania danych Użytkowników Serwisu, osób korzystających z usług Administratora, a także osób, które kontaktują się z Administratorem przez formularze w Serwisie, pocztę elektroniczną, telefon, portale ślubne lub media społecznościowe.
5. Dane przetwarzane są zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa, tj. rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, a także ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej.

§2

Stosowane definicje

W niniejszej Polityce prywatności stosuje się następujące definicje:

1. Administrator danych osobowych (Administrator) - podmiot, który decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych, tj. Magdalena Raba, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą RABA Magdalena Raba, wskazana w §1.
2. Dane osobowe - wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, w tym jej dane identyfikacyjne, adresowe i kontaktowe.
3. Serwis - serwis internetowy dostępny pod adresem www.wielkidzien.pl wraz z podstronami, za pośrednictwem którego Użytkownik może przeglądać jego zawartość, kontaktować się z Administratorem oraz korzystać z udostępnionych narzędzi, takich jak kalkulator dekoracji czy planer wesela.
4. Użytkownik - osoba fizyczna, której dane dotyczą, korzystająca z Serwisu lub z usług Administratora, w tym osoba, która kontaktuje się z Administratorem.

§3

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników w następujących celach:

1. udzielenia odpowiedzi na zapytanie przesłane przez formularz w Serwisie (w tym formularz kalkulatora dekoracji), pocztą elektroniczną, telefonicznie, przez portal ślubny lub media społecznościowe, przygotowania wyceny i oferty oraz uzgodnienia szczegółów dekoracji, w tym za pośrednictwem formularza szczegółów udostępnianego pod osobistym linkiem i oferty udostępnianej pod osobistym linkiem z hasłem - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. niezbędności danych do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, a gdy zapytanie nie dotyczy zamówienia - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na prowadzeniu korespondencji,
2. zawarcia i wykonania umowy o wykonanie dekoracji, w tym ustalenia terminu, miejsca i zakresu dekoracji, transportu, montażu i demontażu - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. niezbędności danych do zawarcia i wykonania umowy,
3. udokumentowania wykonania usług, w tym wystawienia rachunku lub faktury, oraz przechowywania dokumentacji księgowej - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, wynikających w szczególności z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa,
4. wysyłania newslettera i innych informacji handlowych drogą elektroniczną - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 398 ust. 1 ustawy - Prawo komunikacji elektronicznej, tj. zgody osoby, której dane dotyczą; szczegóły opisuje strona Newsletter i Wasze dane,
5. przeprowadzenia rekrutacji, w której bierze udział osoba, której dane dotyczą - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. niezbędności danych do podjęcia działań na żądanie tej osoby przed zawarciem umowy, a w przypadku umowy o pracę w zakresie danych wskazanych w art. 22¹ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy; w zakresie innych danych przekazanych z własnej inicjatywy, np. w CV - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (przy umowie o pracę w związku z art. 22¹a Kodeksu pracy), tj. zgody wyrażonej przez ich przesłanie, którą można w każdej chwili wycofać; w zgłoszeniu nie należy przekazywać danych o zdrowiu ani innych danych szczególnych kategorii; na stronach rekrutacji Administrator nie uruchamia narzędzi analitycznych ani nagrań przebiegu wizyt,
6. zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu, w tym prowadzenia logów serwera i zgłaszania błędów, a także prowadzenia zbiorczych statystyk odwiedzin, które nie korzystają z plików cookies (wybór „Tylko niezbędne” w okienku zgody na cookies wyłącza również te statystyki) - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na zapewnieniu bezpieczeństwa i ulepszaniu Serwisu,
7. analizy korzystania z Serwisu i nagrywania przebiegu wizyt - wyłącznie na podstawie zgody Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), na zasadach opisanych w Polityce cookies,
8. ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

Ustalenia z formularza szczegółów, oferty i uwagi do nich są zapisywane w systemie do obsługi zamówień. O ważnych zdarzeniach, np. otwarciu oferty lub nowej uwadze, zespół otrzymuje powiadomienie w komunikatorze Slack. Jeżeli uwagi do oferty są dyktowane, mowę na tekst zamienia przeglądarka Użytkownika; niektóre przeglądarki, np. Chrome, przesyłają w tym celu nagranie do swojego dostawcy.

Połączenia na numer +48 732 071 998 są przekierowywane przez operatora Twilio do telefonu zespołu. Rozmowy nie są nagrywane. W przypadku nieodebranego połączenia zespół otrzymuje w komunikatorze Slack informację o połączeniu wraz z numerem telefonu, aby oddzwonić.

Przy odpowiadaniu na część wiadomości Administrator korzysta z modelu językowego Claude firmy Anthropic, który przygotowuje projekt odpowiedzi. Każdy projekt czyta, w razie potrzeby poprawia i wysyła człowiek. Administrator nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały (art. 22 RODO).

Formularz szczegółów nie służy do przekazywania informacji o zdrowiu gości. Jeżeli słodki stół ma uwzględniać np. alergie, wystarczy opis bez danych osobowych, np. „desery bez orzechów”.

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi (imię i adres e-mail), przygotowania i wykonania umowy oraz wystawienia rachunku lub faktury, a także do udziału w rekrutacji (imię i nazwisko oraz adres e-mail). Brak podania wymaganych danych uniemożliwia udzielenie odpowiedzi, zawarcie lub wykonanie umowy albo udział w rekrutacji.

§4

Okres przetwarzania danych

Dane osobowe Użytkowników są przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu, w którym zostały zebrane, tj.:

1. dane z zapytań, które nie zakończyły się zawarciem umowy - przez czas prowadzenia rozmów, nie dłużej jednak niż do dnia wydarzenia wskazanego w zapytaniu albo 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, zależnie od tego, który z tych terminów upłynie wcześniej,
2. dane związane z zawarciem i wykonaniem umowy - przez czas jej wykonywania, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń,
3. dane zawarte w dokumentach księgowych - do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 § 1 w związku z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej), co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku; faktury ustrukturyzowane przesłane do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) są przechowywane w tym systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione,
4. dane z rekrutacji - do zakończenia rekrutacji, a zgłoszenia przesłane bez konkretnego ogłoszenia - przez 6 miesięcy od ich przesłania; po tym czasie dane są usuwane; zgłoszeń nie wykorzystuje się w kolejnych rekrutacjach,
5. dane przetwarzane na podstawie zgody - do czasu jej wycofania, nie dłużej jednak niż 12 miesięcy w przypadku danych analitycznych PostHog i 90 dni w przypadku nagrań przebiegu wizyt; dane newslettera - do czasu wypisania się,
6. dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora - do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub ustania tego interesu; raporty błędów są przechowywane nie dłużej niż 90 dni, a logi serwera - przez krótki okres określony przez dostawcę hostingu.

§5

Odbiorcy danych

1. Dane osobowe Użytkowników mogą zostać powierzone podmiotom, które przetwarzają je na zlecenie Administratora, wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania ich usług, w szczególności w celu:
   • hostingu Serwisu i bazy danych - Vercel i Neon (serwery we Frankfurcie),
   • utrzymania poczty elektronicznej i wysyłki wiadomości z formularzy - MXRoute i Resend,
   • wysyłki newslettera - Brevo,
   • obsługi numeru telefonu oraz powiadomień dla zespołu - Twilio i Slack,
   • przygotowywania projektów odpowiedzi - Anthropic (model językowy Claude),
   • utrzymania serwera w Polsce, na którym działają narzędzia statystyk i zgłaszania błędów - SkillHost, oraz pośredniczenia w ruchu do części usług na tym serwerze - Cloudflare,
   • obsługi księgowej oraz realizacji dekoracji, np. transportu.
2. Dane mogą być udostępniane organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
3. Administrator nie sprzedaje danych osobowych.

§6

Przetwarzanie danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym

1. W związku z korzystaniem przez Administratora z narzędzi i systemów informatycznych, których dostawcy mają siedzibę lub infrastrukturę techniczną poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (Vercel, Neon, Resend, MXRoute, Slack, Twilio, Anthropic, Cloudflare), dane osobowe mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych Ameryki.
2. Przekazanie danych odbywa się na podstawie decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zapewniany przez Ramy ochrony danych UE-USA (EU-US Data Privacy Framework) - w stosunku do dostawców wpisanych na listę prowadzoną przez Departament Handlu USA, a w pozostałych przypadkach - na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914 z dnia 4 czerwca 2021 r. (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).
3. Kopię standardowych klauzul umownych lub informację o zabezpieczeniach stosowanych przez konkretnego dostawcę można uzyskać, pisząc na adres kontakt@wielkidzien.pl.

§7

Media społecznościowe, portale ślubne i współadministrowanie danymi

1. Administrator prowadzi profile pracowni „Wielki Dzień” w serwisach Facebook i Instagram. W zakresie danych osób odwiedzających te profile, w tym danych wykorzystywanych do statystyk profilu, Administrator jest współadministratorem danych wraz z Meta Platforms Ireland Limited. Wiadomości przesłane przez komunikator Messenger lub serwis Instagram Administrator wykorzystuje w celu udzielenia odpowiedzi i przygotowania oferty (§3 pkt 1).
2. W pozostałym zakresie administratorem danych użytkowników tych serwisów jest Meta Platforms Ireland Limited, a przetwarzanie danych odbywa się na zasadach opisanych w regulaminach i politykach prywatności tych serwisów, w tym na stronie facebook.com/privacy/policy. Dane użytkowników tych serwisów mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych Ameryki na podstawie decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2023/1795 (EU-US Data Privacy Framework) w stosunku do Meta Platforms, Inc.
3. Jeżeli Użytkownik kontaktuje się z Administratorem przez portal ślubny, np. Wesele z klasą, portal przetwarza jego dane jako odrębny administrator, na zasadach opisanych w swojej polityce prywatności. Administrator wykorzystuje treść korespondencji w celu udzielenia odpowiedzi i przygotowania oferty.

§8

Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje:
   • prawo dostępu do treści danych oraz otrzymania ich kopii,
   • prawo do sprostowania (poprawiania) danych,
   • prawo do usunięcia danych, o ile przepisy prawa nie zobowiązują Administratora do ich dalszego przechowywania,
   • prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
   • prawo do przenoszenia danych, o ile podstawą przetwarzania jest umowa lub zgoda, a przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany,
   • prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na jej podstawie przed jej cofnięciem,
   • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl) lub do organu nadzorczego w państwie Unii Europejskiej, w którym osoba ta mieszka, pracuje albo w którym doszło do naruszenia, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO.
2. Prawo sprzeciwu. Osoba, której dane dotyczą, może w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jej danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, a wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego - bez podawania przyczyn (art. 21 RODO).
3. W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail kontakt@wielkidzien.pl. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania.

§9

Postanowienia końcowe

Polityka prywatności może być zmieniana, w szczególności gdy wymagają tego zastosowane rozwiązania techniczne lub zmiany przepisów prawa. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie wraz z datą, od której obowiązuje.