Te same dekoracje podczas ceremonii i wesela: jak zaplanować przenoszenie

Najpierw sprawdźcie, czy przenoszenie ma sens

Zacznijcie od listy elementów, które miałyby zmienić miejsce. Niewielkie wazony, tablica czy wybrane kompozycje wymagają innej organizacji niż duża konstrukcja. Nie zakładajcie, że każdą dekorację można po prostu zabrać po ceremonii i od razu ustawić na sali.

Do każdego elementu dopiszcie miejsce początkowe i docelowe. Sprawdźcie, czy w obu punktach pasuje wymiar, kolor i sposób ustawienia. Dekoracja dobrze widoczna przy wejściu nie musi dobrze sprawdzić się na stole, przy którym goście mają swobodnie rozmawiać.

Policzcie czas między dwoma momentami

W harmonogramie zaznaczcie zakończenie ceremonii i godzinę, o której sala ma być gotowa. Pomiędzy nimi muszą zmieścić się demontaż, zabezpieczenie, przejazd, wniesienie i ponowne ustawienie. Sama odległość między miejscami nie opisuje całego zadania.

Jeżeli goście od razu jadą na przyjęcie, rozważcie pozostawienie podstawowej dekoracji na sali od początku. Przenoszony element może uzupełnić aranżację później, o ile ten wariant został wspólnie zaakceptowany. Nie opierajcie gotowości całego wnętrza na jednym napiętym przejeździe.

Wskażcie wykonawcę i sposób transportu

Ustalcie konkretnie, kto przenosi dekoracje i w jakim zakresie odpowiada za ich przygotowanie. Osoba prowadząca ceremonię, obsługa sali i osoba wykonująca dekorację mogą mieć inne obowiązki. Nie przypisujcie tego zadania komuś dopiero w dniu uroczystości.

Przed wydarzeniem trzeba ustalić miejsce rozładunku, dostęp do samochodu i potrzebne opakowania. Delikatne elementy, materiały z wodą i większe podstawy wymagają osobnego planu. Zapytajcie właściciela dekoracji, jak można je bezpiecznie przenosić; nie rozbierajcie konstrukcji bez takiej informacji.

Zróbcie prostą mapę ustawienia

Zdjęcie lub szkic z numerami pomaga przekazać zamiar bez długiego tłumaczenia. Numer 1 może oznaczać dwie kompozycje przy wejściu, a numer 2 zestaw przy tablicy. Takie oznaczenia mają sens tylko wtedy, gdy identycznie opiszecie elementy i miejsca docelowe.

Uwzględnijcie także to, co zostaje na miejscu ceremonii. Nie każdy przedmiot należy do Was lub do dekoratorki. Oddzielcie dekoracje obiektu od rzeczy wynajętych i własnych. Pozwoli to uniknąć przypadkowego zabrania wyposażenia sali lub pozostawienia wynajętego elementu.

Przygotujcie wariant bez przenoszenia

Zastanówcie się, co zrobicie, jeśli harmonogram się przesunie albo miejsce okaże się niedostępne. Wariant zapasowy może polegać na mniejszej liczbie przenoszonych elementów lub rezygnacji z ich przestawiania. Powinien być możliwy do wykonania przez wcześniej wskazaną osobę.

W podsumowaniu ustaleń zapiszcie listę, odpowiedzialność, godziny i miejsce zwrotu. Przenoszenie dekoracji jest zadaniem organizacyjnym, a nie obowiązkowym sposobem na oszczędność. Warto je wybrać wtedy, gdy pasuje do przebiegu Waszego dnia i uzgodnionego zakresu współpracy.

Lista kontrolna do skopiowania

Skopiujcie poniższe punkty do wspólnej notatki i dopiszcie potwierdzone ustalenia. Puste pola pokażą, do czego trzeba jeszcze wrócić przed zamówieniem lub montażem.

• Lista elementów do przeniesienia i ich właścicieli.
• Oznaczenie każdego elementu oraz miejsca docelowego na planie.
• Potwierdzona godzina zakończenia ceremonii i dostęp do sali.
• Wyznaczona osoba, transport i sposób zabezpieczenia przedmiotów.
• Wariant bez przenoszenia, jeśli zabraknie czasu lub zmienią się warunki.